MEKANISME PENGUMPULAN, PENGKLASIFIKASIAN, PENDOKUMENTASIAN, DAN PELAYANAN INFORMASI

Mekanisme Pengumpulan, Pengklasifikasian, Pedokumentasian dan Pelayanan Informasi ;

Dalam rangka pelayanan informasi yang akurat, lengkap dan tidak menyesatkan, maka seluruh satuan kerja di lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika perlu melakukan pengelolaan informasi secara baik, konsisten dan bertanggungjawab melalui kegiatan yang meliputi : 

1. Pengumpulan informasi; 
2. Pengklasifikasian informasi; 
3. Pendokumentasian informasi, dan 
4. Pelayanan informasi. 

PENGUMPULAN INFORMASI 

Kegiatan pengumpulan informasi merupakan tahap yang sangat penting dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh setiap satuan kerja di lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika, adalah : 

1. Pengumpulan informasi merupakan aktivitas penghimpunan kegiatan yang telah, sedang dan yang akan dilaksanakan oleh setiap satuan kerja. 

2. Informasi yang dikumpulkan adalah informasi yang berkualitas dan relevan dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing satuan kerja; 

3.  Informasi yang dikumpulkan dapat bersumber dari pejabat dan arsip, baik arsip statis maupun dinamis; 

4. Pejabat sebagaimana dimaksud dalam butir 3 merupakan pejabat yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di satuan kerjanya; sedangkan arsip statis dan dinamis merupakan arsip yang terkait dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi satuan kerja bersangkutan.

5. Penyediaan informasi dilaksanakan dengan memperhatikan tahapan sebagai berikut : 

          a. Mengenali tugas pokok dan fungsi satuan kerjanya;
          b. Mendata kegiatan yang dilaksanakan oleh satuan kerja;
          c. Mendata informasi dan dokumen yang dihasilkan;
          d. Membuat daftar jenis-jenis informasi dan dokumen. 

6. Alur dan Mekanisme Pengumpulan Informasi Alur informasi dalam rangka proses pengumpulan informasi yang berada disetiap satuan kerja di lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informartika, divisualkan dalam bagan sebagai berikut :

Alur informasi sebagaimana digambarkan dalam bagan tersebut diatas, menunjukkan bahwa : 

1. Setiap informasi di unit kerja eselon satu merupakan tanggung jawab pimpinan unit. 
2. Setiap informasi yang dikelola oleh eselon satu merupakan satu kesatuan informasi dari masing-masing satuan kerja dibawahnya
3. Setiap informasi publik di unit eselon satu di sampaikan ke PPID melalui Pusat Data. 
4. Setiap informasi yang diterima oleh Pusat Data diolah dan disediakan untuk kepentingan pelayan informasi yang dilakukan oleh PPID. 

Mekanisme pengumpulan informasi di masing-masing satuan kerja eselon 2 (dua) dapat dilihat dalam bagan sebagai berikut :

Mekanisme pengumpulan informasi sebagaimana bagan tersebut di atas adalah : 

1. Setiap pimpinan unit eselon satu menugaskan para sekretarisnya atau pejabat yang ditunjuk, untuk melaksanakan pengumpulan informasi di setiap satuan kerja eselon 2 ( Direktorat atau Pusat ), dilingkungan kerja unit seleon 1 ( satunya );
2. Setiap pimpinan satuan kerja eselon 2 ( dua ) wajib melaksanakan pengumpulan, pendokumentasian dan pengklasifikasian informasi pelaksanaan kegiatan tupoksinya baik yang sudah, sedang maupun yang akan dilaksanakan (SOP nya seperti pada gambar dibawah);
3. Setiap pejabat harus membuat catatan pelaksanaan kegiatan dan mendokumentasikannya secara baik ( secara elektronik maupun non elektronik ) dan selanjutnya disampaikan kepada sekretaris Ditjen/Badan;
4. Dalam rangka memperlancar pelaksanaan tugas pengumpulan, pendokumentasian dan pengklasifikasian informasi, setiap satuan kerja ( setditjen/badan, direktorat, Pusat dan Biro ) dapat menunjuk pejabat fungsional pengelola informasi dan dokumentasi (pranata humas, pranata computer, arsiparis, pustakawan, dsb ) sesuai dengan kebutuan satuan kerjanya;
5. Mekanisme pengumpulan informasi jalur merah ( 1 ) merupakan jalur koordinasi proses pengumpulan informasi dari Sekretaris Ditjen/Badan kepada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi melalui Pusat Data;
6. Mekanisme pengumpulan informasi jalur merah ( 2 ) merupakan jalur koordinasi proses pengumpulan informasi dari direktorat/pusat/biro ke sekretaris Ditjen/Badan;
7. Informasi yang dikumpulkan melalui jalur merah adalah informasi terkait dengan : 

• Informasi yang tersedia setiap saat 
• Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta; 
• Informasi lain yang dikuasainya 
• Informasi yang masuk kategori dikecualikan 

8. Mekanisme pengumpulan informasi jalur kuning merupakan jalur koordinasi proses pengumpulan informasi dari direktorat/pusat/biro ke Biro Perencanaan/Biro Keuangan/Biro Kepegawaian dan Organisasi/Biro ukum dan KLN, terhadap informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala.

Diagram Alur Pengumpulan Informasi

PENGKLASIFIKASIAN INFORMASI 

Dalam proses pengklasifikasian, informasi di bagi menjadi dua kelompok yaitu informasi yang bersifat publik dan informasi yang dikecualikan. 

1. Mengelompokkan informasi yang bersifat publik 

Informasi yang bersifat publik dikelompokkan berdasarkan subyek informasi sesuai dengan tugas pokok, fungsi dan kegiatan setiap satuan kerja. Pengelompokan informasi yang bersifat publik meliputi: 

a. Informasi publik yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala meliputi: 

1. Informasi yang berkaitan dengan Depkominfo; 
2. Informasi mengenai kegiatan dan kinerja Depkominfo; 
3. Informasi mengenai laporan keuangan; dan/atau 
4. Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundangundangan;
5. Informasi yang lebih detail atas permintaan pemohon. 

Pengumpulan informasi publik butir 1 s/d 5 di atas dilakukan oleh masing-masing Sekretaris Ditjen/Badan berkoordinasi dengan para Kepala Biro yang mempunyai wewenang sesuai tupoksinya dalam pengelolaan informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala sebagaimana butir 1 s/d 5 tersebut di atas(secara lengkap dapat dilihat pada lampiran 1). 

b. Informasi publik yang wajib diumumkan secara serta merta, yaitu informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum (secara lengkap dapat dilihat pada lampiran 2);

c. Informasi publik yang wajib tersedia setiap saat di Kementerian Komunikasi dan Informatika meliputi : 

• Daftar seluruh informasi publik yang berada di bawah penguasaannya, tidak termasuk informasi yang dikecualikan; 
• Hasil keputusan Pimpinan Kementerian Komunikasi dan Informatika dan latar belakang pertimbangannya; 
• Seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen pendukungnya;
• Rencana kerja program/kegiatan termasuk di dalamnya perkiraan pengeluaran tahunan Kementerian Komunikasi dan Informatika; 
• Perjanjian Kementerian Komunikasi dan Informatika dengan pihak ketiga; 
• Informasi dan kebijakan yang disampaikan Pejabat Publik dalam pertemuan yang terbuka untuk umum; 
• Prosedur kerja pegawai Kementerian Komunikasi dan Informatika yang berkaitan dengan pelayanan masyarakat; dan/atau
• Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik sebagaimana diatur dalam Undang-Undang ini. 

(Daftar Informasi Publik Kementerian Komunikasi dan Informatika dapat dilihat pada lampiran 3); 

2. Mengelompokkan informasi yang dikecualikan 

Dalam mengelompokkan informasi yang dikecualikan perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: 

1. Informasi yang dikecualikan adalah informasi sebagaimana diatur dalam Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 Pasal 17 dan Pasal 18;
2. Prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam mengelompokan informasi yang dikecualikan:

• Ketat, artinya untuk mengategorikan informasi yang dikecualikan harus benar-benar mengacu pada metode yang valid dan mengedepankan obyektivitas; 
• Terbatas, artinya informasi yang dikecualikan harus terbatas pada informasi tertentu untuk menghindari penafsiran yang subyektif dan kesewenangan;

3. Tidak mutlak, artinya tidak ada informasi yang secara mutlak dikecualikan ketika kepentingan publik yang     lebih besar menghendakinya.